ПОЛОЖЕНИЕ О ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ


1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ


1.1 Назначение и основание

1.1.1. Настоящая Инструкция регламентирует порядок разработки, оформления и движения документов в  ААА "___________" (далее - "Компания").
1.1.2. Настоящая Инструкция разработана с целью документационного обеспечения управления и повышения эффективности движения управленческих документов.
1.1.3. Настоящая Инструкция разработана на основании стандартов Российской Федерации и следующих организационных и нормативных документов Компании:
a) Устав ААА "__________".
b) Положение об аппарате управления ААА "__________". Утверждено приказом Генерального директор ААА "__________" от "___" _________ 20___ года.
c) Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.
d) Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.
1.1.4. Под документационным обеспечением управления Компании понимается создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

1.2 Область применения инструкции
1.2.1. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для всех сотрудников Компании.
1.2.2. Действие настоящей инструкции распространяется на все виды работ по документационному обеспечению управления Компании и заключается в обязательной, своевременной и последовательной фиксации всех управляющих воздействий и основных данных по состоянию организации на официальных носителях информации - документах. Основными видами работ по документационному обеспечению управления являются процедуры следующих трех типов:
a) фиксация управляющих воздействий или данных о состоянии организации на официальных носителях, т.е. создание документов или "документирование";
b) своевременное предоставление информации в официальном порядке, т.е. передача документов или "документооборот";
c) оперативное и долговременное сохранение информации, т.е. хранение документов или "делопроизводство".
1.2.3. Порядок учета, регистрации, хранения, использования и уничтожения документов, содержащих конфиденциальную информацию, регламентируется настоящей Инструкцией, "Перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну", "Положением по обеспечению сохранности коммерческой тайны".

1.3 Ограничения
1.3.1 Действие инструкции не распространяется на следующие случаи:
a) создание документов, которые поступают в Компанию из других организаций ("входящие" документы);
b) вся работа с информационными материалами, которые не являются официальными носителями информации.
1.3.2 На "входящие" документы не распространяются только требования к созданию, но относятся все требования по их передаче и хранению. При этом принципы и правила работы с "входящими" документами являются такими же, как и для "внутренних" документов Компании.
1.3.3 Правила работы с информационными материалами определяют руководители подразделений Компании в рамках своей компетенции.

1.4 Термины и определения
1.4.1 В инструкции используются следующие термины и определения:
a) Документационное обеспечение управления (ДОУ) - вид обеспечения управления организацией, который охватывает области фиксации, передачи и хранения официальной информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. ДОУ включает три основных типа процедур: документирование, документооборот и делопроизводство.
b) Документирование - обобщенное название для процедур ДОУ, которые регламентируют правила фиксирования информации на официальных носителях - документах.
c) Документооборот - обобщенное название для процедур ДОУ, которые регламентируют правила движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
d) Делопроизводство - обобщенное название для процедур ДОУ, которые регламентируют правила оперативного или долгосрочного хранения документов.
e) Документ - официальный носитель информации, которая используется при управлении организацией. Статус официального носителя документу придают наличие необходимых реквизитов и регистрационный номер. Типы документов указаны в п 2.2.
f) Дело - официальное место для хранения документов, которые относятся к решению одного или сходных вопросов. При хранении документов, напечатанных на бумажных носителях, делом называется папка с несколькими документами, которая оформлена в соответствии со стандартами.
g) Информационный материал - неофициальный носитель информации, правила работы с которым не регламентируются.
h) Реквизит документа - элемент оформления документа, который несет информацию о его принадлежности, статусе, содержании или динамике движения по организации.
i) Центр документооборота - подразделение организации, которое выполняет работу по регистрации документов, их передаче и оперативному хранению.

2. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2.1 Принципы создания документов

2.1.1 Первым принципом документирования в Компании является обязательное фиксирование ключевой информации по управлению организацией и ее состоянию в документах.
2.1.2 Вторым принципом документирования является обязательное соблюдение требований к оформлению документов. Данные требования различаются для каждого типа документов и имеют специфику в зависимости от того, кто является автором и адресатом документа. Общие правила оформления определяют следующие требования к документу:
a) выбор бланка;
b) использование реквизитов;
c) применение ПК и др. оргтехники.
Общие требования к оформлению документов приводятся в пп. 2.3 - 2.5.

2.2 Типы и виды документов
2.2.1 В соответствии с первым принципом документирования используются следующие типы документов:
a) распорядительные;
b) информационно-справочные;
c) организационные;
d) регламентирующие;
e) коммерческие;
f) кадровые;
g) планово-учетные;
h) финансовые (бухгалтерские).
Характеристика каждого типа приводится в следующих пунктах. Некоторые правила подготовки и оформления документов описаны в Приложении 1 .
2.2.2 Распорядительными являются документы, в которых фиксируются оперативные управленческие воздействия по основной деятельности высших руководителей компании (Генерального директора, Заместителей Генерального директора, коллегиальных органов и др.). Используются следующие виды распорядительных документов:
a) Приказ по основной деятельности - фиксирует управленческое воздействие Генерального директора, обращенное к сотрудникам Компании.
b) Распоряжение - фиксирует управленческое воздействие заместителя Генерального директора, одного из руководителей структурного подразделения, руководителя проекта.
c) Указание - фиксирует управленческое воздействие Генерального директора, направленное на дочернюю организацию.
d) Решение - фиксирует управленческое воздействие органа коллегиального управления.
e) В качестве отдельного вида распорядительных документов выделяется Поручение . Поручением является управленческое воздействие Генерального директора или Заместителя Генерального директора, которое было отдано устно или письменно (в виде резолюции на документе) и поставлено на контроль Секретарем.
2.2.3 Информационно-справочными являются документы, в которых фиксируются данные о состоянии дел в Компании и происходящих изменениях. Эти данные необходимы для принятия управленческих решений, а также для контроля за выполнением решений и учета результатов. Выделяются следующие виды информационно-справочных документов:
a) Записка - служит для обмена информацией между сотрудниками организации. В зависимости от цели предоставления информации различают следующие разновидности записок: служебную, докладную, объяснительную и сопроводительную.
b) Сообщение - служит для обмена информацией с другими организациями. В зависимости от способа передачи адресату сообщение может быть следующих разновидностей:
· почтовое сообщение (письмо),
· факсимильное сообщение (факс),
· электронное сообщение (электронное письмо),
· телефонное сообщение (телефонограмма).
c) Справка - служит для описания или подтверждения конкретных фактов или событий. В Компании используется только одна разновидность справки - информационная.
d) Протокол - служит для фиксирования хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях органов коллегиального управления Компании. В зависимости от полноты изложения информации могут использоваться следующие разновидности протокола: полный протокол, краткий протокол и выписка из протокола.
e) Акт - документ, содержащий информацию о результатах деятельности комиссии по проверке работы подразделения, сотрудника или дочерней организации Компании.
2.2.4 Организационными являются документы, в которых фиксируется структура управления организации и распределение обязанностей между коллективными и/или индивидуальными субъектами деятельности организации. В зависимости от уровня управления выделяются следующие виды организационных документов:
a) Устав - определяет принципы и общие правила управления организацией и распределение ответственности среди высшего руководства (Собрание акционеров, Совет Директоров, Президентом, Генеральный директор).
b) Положение об аппарате управления (организационной структуре) - определяет виды деятельности, продукты, бизнес-процедуры, обеспечивающие функции, функции управления, перечень подразделений, а также закрепляет виды деятельности и функции за подразделениями и фиксирует структуру их административного подчинения.
c) Структура и штатная численность - определяет количество и наименование подразделений в организации, а также количество сотрудников в каждом подразделении и наименование их должностей (без указания размера оплаты).
d) Положение о подразделении - определяет область деятельности подразделения, его функции или задачи, ответственность, взаимодействие с другими подразделениями, административную и функциональную подчиненность.
e) Должностная инструкция - определяет функции и/или задачи сотрудника, его ответственность, права, взаимодействие и подчиненность.
2.2.5 Регламентирующими являются документы, в которых приводятся стандарты (нормативы) выполнения деятельности сотрудниками Компании. В зависимости от того, какую часть деятельности регламентирует нормативный документ, выделяются следующие виды регламентирующих документов:
a) Положение об области деятельности - определяет принципы и основные правила выполнения работ в конкретной области деятельности, а также характеризуют бизнес-процессы, входящие в состав данной области. Например, "Положение о бюджете движения денежных средств", "Положение об инвестиционной деятельности", "Положение о работе с персоналом".
b) Инструкция - нормативный документ, который регламентирует последовательность выполнения отдельного бизнес-процесса в Компании. В зависимости от области деятельности, которая регламентируется инструкцией, используются следующие разновидности инструкций: финансовые, административные, кадровые (по работе с персоналом) и т.п.
2.2.6 Коммерческими являются документы, в которых определяются правовые отношения между Компанией и внешними организациями. В зависимости от цели составления документов выделяются следующие виды коммерческих документов:
a) Коммерческое предложение ("Оферта") - предложение об установлении коммерческих отношений, включая основные условия взаимодействия.
b) Договор (Контракт) - соглашение сторон об установлении и правилах регулирования коммерческих отношений. Включает основные характеристики взаимодействия: предмет и характер сделки (продукты), условия и сроки поставки, транспортировку, цену, качество, гарантии, права и обязанности сторон. В зависимости от предмета договора могут использоваться следующие разновидности договоров: купли-продажи, поставки, аренды, подряда, оказания услуг, кредитные и т.п.
c) Дополнительное соглашение - коммерческий документ, в котором приводится спецификация на отдельный этап работ в рамках уже заключенного договора (контракта).
d) Гарантийное письмо - документ, подтверждающий обязательства Компании или его партнера по конкретной сделке. Чаще всего подтверждается оплата или полномочия.
e) Претензия - документ о нарушении контрактных обязательств, включающий требования о возмещении убытков противоположной стороной.
f) Ответ на претензию - документ, в котором приводится ответ на претензию другой стороны, включая принятое решение и его обоснование.
g) Исковое заявление - документ, составляемый для обращения в суд по поводу решения спорных вопросов.
h) Доверенность - документ, предоставляющий право выполнения какой-либо деятельности конкретному субъекту (юридическому или физическому лицу). Например, получения материальных ценностей, подписи финансовых документов и т.п.
i) Расписка - документ, подтверждающий получение материальных ценностей субъектом.
2.2.7 Кадровыми являются документы, в которых отражается порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников Компании. В зависимости от их цели выделяются следующие виды кадровых документов:
a) Приказ по личному составу - фиксирует факт приема, перемещения, увольнения сотрудников, а также иные действия, определяющие условия труда сотрудников.
b) Справка по условиям труда - фиксируют различные условия труда сотрудника (например, заработную плату). Обычно составляются для предоставления в государственные или общественные органы.
c) Трудовой договор - фиксирует условия соглашения между сотрудником и Компанией.
d) Учетные формы - фиксируют изменения в состоянии сотрудников. В зависимости от характера фиксируемых данных выделяются следующие разновидности:
· автобиография (резюме),
· заявление,
· трудовая книжка,
· личная карточка (ф.Т-2).
2.2.8 Планово-учетными являются документы, в которых приводятся конкретные показатели планируемых работ, а также результаты выполнения (как правило, финансовых показателей). В зависимости от типа предоставляемых данных (планируемые или выполненные) выделяется два вида документов:
a) План - служит для фиксации ожидаемых результатов деятельности. В зависимости от сроков, на которые разрабатывается план, выделяются ежемесячные, квартальные, годовые и перспективные (на период более года) планы. По содержанию планируемой деятельности и периода планирования выделяются следующие разновидности планов:
· План доходов и расходов (Бюджет доходов и расходов);
· План движения денежных средств (Бюджет движения денежных средств);
· Прогнозный баланс;
· План работ подразделения;
· План по проекту
· В качестве отдельного вида планово-учетных документов выделяют Бизнес-план. Бизнес-план разрабатывается для конкретного направления деятельности и является изложением перспектив развития Компании (подразделения, направления деятельности).
b) Отчет по плану - служит для фиксации результатов выполнения плана. Разновидности отчетов выделяются аналогично разновидностям плана.
2.2.9 Бухгалтерскими являются документы, в которых фиксируются данные о совершенных хозяйственных операциях, имуществе и обязательствах Компании в денежном выражении, путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения. В зависимости от назначения выделяются следующие виды финансовых документов:
a) Первичные учетные документы - служат для фиксации данных о хозяйственных операциях и средствах платежей. В зависимости от характера операций и средств выделяются следующие разновидности: счет, счет-фактура, приходно-расходный ордер, платежное поручение, акт приемки-сдачи работ, акт приемки-передачи основных средств, товарно-транспортная накладная, ведомости выполнения работ.
b) Сводные учетные документы (учетные регистры) - служат для фиксации обобщенных данных за определенный промежуток времени. Разновидности сводных учетных документов выделяются в зависимости от счета бухгалтерского учета для группы первичных учетных документов.
c) Бухгалтерские отчеты - служат для предоставления информации о хозяйственных операциях, произведенных Компанией. В зависимости от периода, на который предоставляется отчет, выделяются следующие разновидности: месячный бухгалтерский отчет, квартальный, полугодовой и годовой.

2.3 Бланки документов

2.3.1 При оформлении документов должны использоваться стандартные бланки. В Компании используются следующие типы бланков:
a) Официальный бланк , используемый для переписки с организациями РФ, при пересылке официальных документов российским партнерам и органам власти (предложения о сотрудничестве, контракты, официальные уведомления и т.п.). В соответствии с законодательством РФ название организации, а также все реквизиты должны указываться только на русском языке.
b) Возможно использование официального бланка, переведенного на иностранный язык, для переписки с зарубежными организациями, (предложения о сотрудничестве, контракты, официальные уведомления и т.п.).
c) Бланк для внутренних документов (не содержит реквизитов, необходимых для использования сторонними организациями - почтового адреса, номера телефона и т.п.).
2.3.2 Оформление документов с использованием черно-белых бланков осуществляется на обычной бумаге с использованием лазерного или струйного принтера, при условии, что документ введен в файл, созданный с использованием шаблона, соответствующего документу. Общие правила работы с шаблонами документов приводится в п. 2.5.
2.3.3 Хранение и учет бланков Компании, изготовленных типографским способом, осуществляет Секретариат.

2.4 Реквизиты документов

2.4.1 В оформлении документов должны использоваться обязательные элементы оформления, которые называются реквизитами. Набор используемых реквизитов частично различается для каждого типа и вида документов. Каждый реквизит имеет стандартное место расположения и правила оформления.
2.4.2 При создании документов при помощи соответствующих шаблонов текстового редактора Word for Windows, место расположения и оформление всех реквизитов автоматически указывается в файле. Общие правила использования текстового редактора и шаблонов приводятся в п. 2.5.
2.4.3 В зависимости от назначения выделяются следующие классы реквизитов:
a) указывающие на принадлежность документа к Компании (см. п. 2.4.4.);
b) содержащие общую информацию о документе (см. п. 2.4.5.);
c) раскрывающие содержание документа (см. п. 2.4.6.);
d) указывающие на статус документа (см. п. 2.4.7.);
e) отражающие динамику движения документа (см. п. 2.4.8.).
2.4.4 На принадлежность документа к Компании указывают следующие реквизиты:
a) изображение логотипа Компании;
b) полное наименование Компании;
c) почтовый адрес, индекс предприятия связи, номер телефона, банковские реквизиты.
2.4.5 На общую информацию о документе указывают следующие реквизиты:
a) Дата создания;
b) Название документа;
c) Регистрационный номер документа;
d) Адресат;
e) Фамилия исполнителя с указанием должности и номера его телефона;
f) Ссылка на индекс и дату входящего документа.
2.4.6 Содержание документа раскрывают следующие реквизиты:
a) Заголовок к тексту;
b) Текст;
c) Отметка о наличии приложений.
2.4.7 На статус документа указывают следующие реквизиты:
a) Подпись;
b) Гриф утверждения;
c) Визы;
d) Печать;
e) Отметка о заверении копии;
f) Резолюция;
g) Ограничение доступа к документу.
2.4.8 Динамику движения документа отражают следующие реквизиты:
a) Отметка о поступлении;
b) Отметка о постановке на контроль;
c) Отметка об исполнении документа;
d) Отметка о направлении документа в дело.
2.4.9 Подробное описание реквизитов приводится в Приложении 2 .

2.5 Применение персональных компьютеров при создании документов

2.5.1 Документы разрабатываются с использованием текстового редактора Microsoft Word.
2.5.2 При необходимости включения в документ таблиц с расчетами, разрабатываемыми в редакторе электронных таблиц Excel 7.0, а также рисунков, графиков и другой графической информации, она должна вставляться в файл текстового редактора в качестве "объекта" либо "рисунка" (Меню - "Вставка")
2.5.3 При создании документов необходимо использовать шаблоны для каждого вида документов. Файлы шаблонов установлены на компьютеры.
Создание нового документа с использование шаблона в редакторе Microsoft Word осуществляется следующим образом:
a) Из "Главного меню" пользователь выбирает команду "Файл\Создать".
b) На экране появляется окно "Создание документа".
c) В окне выбирается раздел, соответствующий типу создаваемого документа (например, "информационно-справочные материалы").
d) В основном поле окна, после выбора нужного раздела, появляются пиктограммы с изображением шаблонов видов или разновидностей документов с подписью (например, пиктограмма "Сообщение-Письмо").
e) Пользователь выбирает пиктограмму нужного шаблона и нажимает клавишу "ОК".
f) Редактор автоматически открывает шаблон требуемого документа.
g) В поле шаблона вводится текст документа.
h) Документ хранится в виде файла. Сотрудник присваивает ему имя, включающее заголовок документа на русском языке.
2.5.4 После введения текста документа необходимо проверить его на отсутствие орфографических и грамматических ошибок.
2.5.5 При возникновении затруднений с использованием шаблонов следует обращаться к Секретарю. Установку и своевременную замену действующих шаблонов документов обеспечивает Руководитель Секретариата. Он также организует консультацию сотрудников по применению шаблонов и использованию текстовых и графических редакторов при подготовке документов.

2.6 Принципы передачи документов

2.6.1 При передаче документов в Компании используются следующие принципы:
a) Обязательности регистрации всех документов;
b) Официальной передачи документов с обязательной фиксацией факта передачи;
c) Частичной децентрализации документооборота.
Каждый принцип описывается в пунктах 2.6.2. - 2.6.4.
2.6.2 Все документы после создания должны быть зарегистрированы. Регистрационный номер является обязательным реквизитом документа. Отсутствие регистрационного номера означает, что документ не существует для ДОУ и может использоваться в работе только в качестве информационного материала, не имеющего официального характера.
Регистрируются все документы, независимо от того, созданы они сотрудниками Компании или поступили из других организаций. Для документов, поступивших из других организаций, регистрационный номер присваивается независимо от того, есть ли на нем исходящий номер организации отправителя или нет.
2.6.3 Передача документов должна осуществляться в официальном порядке. Этот принцип означает, что любой факт официальной передачи документов должен быть в свою очередь зарегистрирован в журнале движения документов. Данный принцип означает, что документы, переданные из рук в руки, без регистрации факта передачи, не считаются переданными по назначению. Общие правила передачи документов приводятся в разделе 2.9.
2.6.4 В Компании реализован принцип частично децентрализованного документооборота, в соответствии с которым регистрацию и передачу документов могут осуществлять только те сотрудники Компании, чьими функциональными обязанностями является ведение документооборота и делопроизводства.
2.6.5 При регистрации любого документа совершаются следующие действия:
a) документу присваивается регистрационный номер;
b) с документа снимается необходимое количество копий;
c) копии заверяются;
d) копия или оригинал документа подшивается в дело;
e) оригинал и/или копии документа передаются по назначению.
2.6.6 Общие правила по регистрации и передаче документов приводятся в следующей последовательности:
a) характеристика центров документооборота - в разделе 2.7.
b) регистрация документов - в подразделе 2.8..
c) передача документов - в подразделе 2.9.
d) принципы и правила подшивки документов в дело приводятся в разделе 2.10-2.11.

2.7 Центры регистрации и передачи документов

2.7.1 Для соблюдения принципа частичной децентрализации документооборота в Компании за регистрацию и передачу документов отвечают следующие подразделения:
a) Секретариат;
b) Структурное подразделение;
c) Отдел кадров;
d) Бухгалтерия.
Перечень документов, с которыми работают центры документооборота, приводится в следующих пунктах данного раздела.
2.7.2 В Секретариате регистрируются следующие документы:
a) Входящая и исходящая корреспонденция;
b) Приказы Генерального директора по основной деятельности;
c) Распоряжения Заместителей Генерального директора, руководителей подразделений, руководителей проектов;
d) Договоры;
e) Доверенности;
f) Служебные записки.
2.7.3 В соответствующих структурных подразделениях регистрируются документы специальных (функциональных) систем документации (бухгалтерские, финансовые, кадровые, учетные и др.)
2.7.4 Отдел кадров отвечает за регистрацию, передачу и хранение всех кадровых документов. Ведутся регистрационные журналы и книги:
a) Учета движения трудовых книжек;
b) Трудовых договоров;
c) Приказов по личному составу;
d) Справок с места работы;
e) Больничных листов.
2.7.5 Бухгалтерия отвечает за регистрацию и хранение бухгалтерских и планово-учетных документов.

2.8 Общие правила регистрации документов

2.8.1 Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления в Компанию документа путем проставления на нем регистрационного номера, версии документа и даты утверждения с последующей записью необходимых сведений в журнале регистрации, который ведется как на бумажном носителе, так и в электронном виде в базе данных Компании.
2.8.2 Не подлежат регистрации рекламные извещения, статьи, поздравительные письма, пригласительные билеты, прейскуранты, а также корреспонденция с пометкой "лично".
2.8.3 Документы Компании регистрируются однократно. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые - в день подписания или утверждения.
2.8.4 Секретариат не принимает на регистрацию документы, оформленные не должным образом.
2.8.5 Регистрационный номер служит для идентификации документа, хранения и последующего поиска. Регистрация осуществляется сотрудниками центра документооборота сразу после поступления к ним документа.
2.8.6 Регистрационный номер состоит из двух основных частей: индекса документа и порядкового номера.
a) Индекс документа служит для отнесения документа к одному из классов официальной информации по документационному обеспечению управления.
b) Порядковый номер уточняет место документа в массиве всех документов, относящихся к одному классу.
2.8.7 Индекс документа состоит из буквенно-цифровой последовательности, на основании которой определяется класс информации, содержащейся в документе. При проставлении индекса используются следующие элементы:
a) буквенный элемент из одного символа (в виде заглавной буквы русского алфавита), указывающий на тип документа;
b) буквенный элемент из двух символов (в виде заглавных букв русского алфавита), указывающий на вид и разновидность документа в границах одного типа;
c) цифровой элемент из двух символов, показывающий направление деятельности Компании, к которой относится данный документ
d) буквенный элемент из двух символов, указывающий на подразделение Компании, в область ответственности которого входит работа с документом;
e) цифровой элемент из двух символов, указывающий на внешнюю организацию, отношения с которой фиксируются в документе;
f) цифровой элемент из двух символов, указывающий на год создания документа.
Перечни возможных состояний для каждого элемента индекса, а также образцы постановки индексов приводятся в Приложении 3 .
2.8.8 В том случае, когда при простановке индекса документа отдельные элементы не могут быть применены - данный элемент не проставляется. Например, при регистрации Распоряжения Заместителя Генерального директора не проставляется элемент, указывающий на внешнюю организацию (п. "е" из пункта 2.8.7), но данный элемент проставляется на Указании Заместителя Генерального директора, которое адресовано к конкретной организации. Элементы, указывающие на область деятельности ("с") и подразделение Компании ("d") указываются в регистрационном номере Приказа, только в том случае, когда Приказ относится к конкретному подразделению или области деятельности.
2.8.9 Порядковый номер документа состоит из двух цифр, которые показывают последовательность, в которой документ был зарегистрирован в границах одного индекса. Например, Приказ по основной деятельности, обращенный ко всем подразделениям Компании получает индекс "РПО01", где элемент "Р" означает тип распорядительных документов, элемент "ПО" - вид и разновидность документа (приказ по основной деятельности), элемент "01" год издания Приказа, остальные элементы индекса в данном случае не являются применимыми. После индекса через дефис ставится номер Приказа, следующий за последним зарегистрированным. В результате получается регистрационный номер Приказа, который позволяет полностью идентифицировать документ среди всех прочих - РПО01-27.
2.8.10 Документ считается зарегистрированным, если на нем и в журнале регистрации проставлен регистрационный номер, номер версии документа и дата его утверждения.

2.9 Общие правила передачи документов

2.9.1 Для соблюдения принципа официальной передачи документов в каждом центре документооборота производится фиксация всех фактов передач документов в регистрационном журнале/книге. Для упрощения ведения журнал регистрации хранится в базе данных на сервере Компании.
2.9.2 Журнал учета исходящих документов используется для регистрации фактов передачи всех документов, передаваемых в другие организации, независимо от того, каким образом они были переданы. Для учета исходящих документов сотрудникам Компании следует выполнять следующие правила:
a) Если документ отправляется по почтовой или курьерской связи его следует передать в Секретариат для регистрации, помещения в конверт и отправки.
b) Если документ передается по факсимильной связи, он должен быть передан в Секретариат для регистрации и отправки.
c) Если документ передается лично, его следует предварительно зарегистрировать в Секретариате, проставляя в графу "способ передачи" запись "передано лично", с указанием должности и фамилии сотрудника, передавшего документ.
d) Нецентрализованная официальная передача документов по электронной почте запрещается, до момента введения единого электронного документооборота. Можно передавать только информационные материалы в неофициальном порядке.
e) Для внутреннего документооборота Компании (передачи, регистрации и контроля исполнения) используется программный продукт Microsoft Outlook.
2.9.3 Если факты передачи документов фиксируются в специализированных базах данных, в случае необходимости, проводиться дублирование информации на бумажных носителях в виде распечаток содержания баз данных. Базы данных должны иметь формат вывода на печать, соответствующий формату записей в карточках или книгах учета.

2.10 Принципы хранения документов

2.10.1 Для облегчения процедур использования документов в управлении Компании все документы должны храниться в одном из центров документооборота, например, в Секретариате. Как правило, на хранение передаются оригиналы документов. В том случае, когда оригиналы необходимы сотрудникам для выполнения работ, на хранение передается заверенная копия документа.
2.10.2 Для облегчения поиска и использования документов они хранятся в составе дел. Делом называется папка с несколькими документами, которые относятся к решению одного или сходных вопросов. Общие правила помещения документов в дело приводятся в разделе 2.11.
2.10.3 Хранение документов осуществляется в двух видах: оперативном и архивном. Виды хранения выделяются в зависимости от того, как используется документ сотрудниками организации.
a) На период использования документа в работе, он должен находиться в оперативном доступе и помещается на оперативное хранение. Например, переписка по текущему договору, действующие правила выполнения работ (инструкции), текущие отчеты, действующие приказы и т.п.
b) После использования (например, после закрытия договора или направления работ, отмены действия предыдущего приказа следующим и т.п.) он должен быть помещен на долгосрочное хранение в архив Компании. Архивное хранение документов необходимо для обращения к информации по выполненным работам в случае необходимости.
2.10.4 Оперативное хранение документа осуществляется в том центре документооборота Компании, в котором документ был зарегистрирован. Процедура оперативного хранения заключается в помещении оригинала или заверенной копии документа в соответствующее Дело. Окончание оперативного хранения документа зависит от типа информации, которая в нем содержится. После окончания оперативного хранения документ передается в Архив. Общие правила оперативного хранения приводятся в разделе 2.13.
2.10.5 Архивное хранение документа осуществляется в Секретариате Компании. Процедура архивного хранения заключается в получении закрытого Дела из центра документооборота, проверки правильности его оформления и наличия всех документов, определения срока хранения, помещения дела на место хранения и внесения информации о нем в базу данных. По окончанию срока хранения дело уничтожается. Общие правила архивного хранения приводятся в подразделе 2.14.

2.11 Общие правила компоновки документов в дело

2.11.1 Документы компонуются в дела на основании индекса документа. Все документы, имеющие одинаковый индекс должны быть помещены в одно дело в последовательности, которая соответствует номерам документов в границах данного индекса. Соответственно, индекс дела должен совпадать с индексом документов, входящих в него. (Правила простановки индекса приводятся в разделе 2.8.)
2.11.2 При формировании дел необходимо использовать следующие вспомогательные правила:
a) Если объем одного дела превышает 80 листов - для данного дела заводится следующий том.
b) Если объем одного документа составляет более 80 листов - для него заводится отдельный том дела (в соответствии с индексом).
c) Если в индекс документов дела включается год его создания - в начале года заводится новое дело, а старое передается на архивное хранение.
d) Дела документов, в которых год создания не является составной частью индекса, ведутся до окончания работ с документами.
2.11.3 Каждое дело должно быть оформлено по единому стандарту Компании. Стандарт на оформление дел включает следующие требования:
a) Первым листом в папку, содержащую один том дела, подшивается титульный лист дела.
b) Вторым листом подшивается рабочая опись документов в деле. Когда заканчивается первый лист рабочей описи, в дело добавляется следующий лист.
c) Последующие листы в деле должны включать оригиналы или копии документов в сброшюрованном виде или с использованием жестких разделителей. Брошюровка осуществляется металлическими скобками или прижимными скрепками для документов большого объема. В том случае, если документ переплетен типографским способом, с использованием пластиковой спирали или пластикового держателя - для него заводится отдельный том дела.
d) На торцевую сторону папки приклеивается бирка с указанием индекса дел и центра документооборота.
2.11.4 Образец титульного листа приводится в Приложении 4 . При открытии дела в титульном листе указывается следующая информация:
a) индекс документов в деле и номер тома;
b) полная расшифровка каждого элемента индекса документа в текстовом виде;
c) наименование центра документооборота, который ведет дело;
d) должность и фамилию сотрудника центра, который отвечает за ведение дела (если он назначается особо для ведения дела, это указание используется для документов фиксирующих конфиденциальную или служебную информацию);
e) дата начала дела.
Кроме того, в титульном листе оставляется место для информации о документах, которая заполняется при передаче дела на архивное хранение. Содержание данной информации приводится в п. 2.14.
2.11.5 Образец рабочей описи документов в деле приводится в Приложении 5 . В рабочую опись включаются следующие данные о документах:
a) номер по порядку в описи;
b) регистрационный номер документа;
c) дата создания документа;
d) наименование документа;
e) наличие приложений;
f) количество страниц (в скобках вместе с приложениями);
g) дата внесения в дело;
h) подпись сотрудника, зарегистрировавшего документ и внесшего его в дело;
i) примечания (в данной графе указываются замечания о дефектах печати, отсутствии страниц и т.п.)
2.11.6 На бирке указываются следующие данные:
a) индекс документов;
b) номер тома;
c) центр документооборота.

2.12 Общие правила составления номенклатуры дел

2.12.1 Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и для упрощения поиска необходимых документов.
2.12.2 Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве. В архиве Компании номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
2.12.3 В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все участки работы Компании, в том числе справочные документы, личные дела, документы с грифом "Конфиденциально".
2.12.4 Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается ответственным за делопроизводство должностным лицом структурного подразделения, согласовывается с руководителем структурного подразделения, подписывается руководителем структурного подразделения.
2.12.5 Номенклатура дел Компании составляется на основе номенклатуры дел структурных подразделений, согласовывается со всеми руководителями структурных подразделений, и утверждается Генеральным директором.
2.12.6 Номенклатура дел оформляется по установленной форме:
a) В графе 1 проставляются индекс каждого дела, включенного в номенклатуру.
b) В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
c) В графе 3 проставляется количество дел (томов, частей). Эта графа заполняется по окончании календарного года.
d) В графе 4 проставляются сроки хранения дел и статьи по перечням документов с указанием сроков хранения.
e) В графе 5 указываются названия перечней, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел.

Индекс дела Заголовок дела Кол-во томов Срок хранения по перечню Примечание

2.12.7 Утвержденная номенклатура дел вводится и хранится в базе данных на сервере Компании для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях переработки. Ответственным за составление, ведение и утверждение номенклатуры дел Компании является Руководитель Секретариата.
2.12.8 Номенклатура дел состоит из разделов. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой Компании.
2.12.9 В пределах каждого раздела номенклатуры дел заголовки дел располагаются по степени их важности - приказы, протоколы, планы, отчеты, переписка и т.д. Наименования однородных дел располагают по срокам хранения (постоянное, 10-летнее, 5-ти и 3-х летнее хранение), по алфавиту корреспондентов или географических названий.
2.12.10 В номенклатуру дел включается вся документация, создаваемая или получаемая организацией за год, не законченные делопроизводством дела, поступившие из другой организации для их продолжения, а также все журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники и т.д.
2.12.11 В течение года в номенклатуру дел могут вноситься изменения и уточнения: сведения о заведении дополнительных дел, сведения об изменении сроков хранения и т.д. По окончании года вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел (томов) постоянного, долговременного и временного хранения, а также переходящих на следующий год.
2.12.12 Номенклатура дел подлежит новому согласованию (независимо от срока ее согласования) и утверждению каждый год в случаях изменения функций и структуры организации, а также при заведении большого количества дополнительных дел. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце года уточняется, перепечатывается, подписывается и утверждается в установленном порядке и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

2.13 Общие правила оперативного хранения документов

2.13.1 За оперативное хранение документов отвечают сотрудники того центра документооборота, к которому относится документ. В ходе оперативного хранения они совершают следующие действия:
a) помещают оригинал или копию документа в дело;
b) вносят данные о документе в рабочую опись дела;
c) контролируют доступ сотрудников к делу;
d) изготавливают, по мере необходимости, требуемое сотрудниками количество копий документов из дела;
e) открывают в случае необходимости новый том дела;
f) закрывают дело после окончания сроков действия документов, хранящихся в деле или его отдельном томе;
g) передают закрытое дело на архивное хранение.
2.13.2 При помещении в дело документ помещается в папку в порядке поступления. Правила компоновки документов в дело приведены в подразделе 2.11.
2.13.3 Данные о документе вносятся в соответствующую графу рабочей описи дела на основании реквизитов документа.
2.13.4 При осуществлении оперативного хранения документов ответственный сотрудник центра документооборота проверяет наличие права доступа специалистов Компании к документу, а также обеспечивает сохранность документов в деле. Вынос дела из помещения, в котором оно хранится или изъятие документа из дела запрещается. Если специалисту необходим документ дела для длительного использования, сотрудник центра документооборота делает копию документа.
2.13.5 При изготовлении копии документа сотрудник заверяет копию, регистрирует факт ее изготовления и факт передачи копии с указанием фамилии сотрудника, которому копия передана. Регистрация осуществляется в соответствующей книге регистрации.
2.13.6 После окончания срока действия документов в деле оно закрывается. При закрытии дела проверяется соответствие документов в деле - Рабочей описи и составляется Итоговая опись документов. Итоговая опись по форме полностью соответствует рабочей. В титульном листе дела добавляется следующая информация:
a) дата окончания дела;
b) срок хранения дела в архиве;
c) общее количество документов в деле;
d) суммарное количество страниц во всех документах дела;
e) количество страниц в описи документов дела;
f) дата передачи дела в архив;
g) фамилия, инициалы, должность, подпись сотрудника центра документооборота подготовившего дело к передаче;
h) фамилия, инициалы, должность, подпись Секретаря, принявшего дело на архивное хранение.

2.14 Общие правила архивного хранения документов

2.14.1 Архивное хранение документов осуществляется для обеспечения возможности обращения к информации, работа по которой завершена. За архивное хранение документов отвечает Руководитель Секретариата. В ходе архивного хранения он совершает следующие действия:
a) принимает дело на архивное хранение;
b) обеспечивает доступ сотрудников к документам;
c) уничтожает документы дела после окончания срока архивного хранения.
2.14.2 При принятии дела на архивное хранение Секретарь проверяет правильность его оформления, наличие всех документов, соответствие срока хранения дела принятым нормативам. После этого помещают дело на хранение и вносят информацию о нем в базу данных.
2.14.3 Доступ сотрудников Компании к документам, хранящимся в архиве, обеспечивается так же, как и при оперативном хранении. Требования к обеспечению доступа приводятся в пп. 2.13.4 и 2.13.5.
2.14.4 По окончанию срока хранения дело уничтожается. На дело, предназначенное к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение вносятся заголовок и номер дела. Акт подписывают Заместитель Генерального директора по административным вопросам, Руководитель Секретариата и начальник (ответственный сотрудник) того центра документооборота, к которому относилось дело во время его оперативного хранения.
2.14.5 Сроки хранения дела в архиве зависят от типа, вида и разновидности документов, которые включены в дело и приводятся в Приложении 6 .

3 КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1 Организация контроля исполнения документов

3.1.1 Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения документов и поручений.
3.1.2 Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы. По указанию руководства Компании на контроль может быть поставлен любой документ, устное поручение, задание.
3.1.3 Контроль исполнения осуществляется Секретарем с помощью программного продукта Microsoft Outlook и включает в себя следующие действия:
a) постановку документа на контроль;
b) своевременное доведение документа до исполнителя;
c) проверку и регулирование хода исполнения;
d) снятие исполненных документов с контроля;
e) учет и обобщение результатов контроля исполнения; информирование руководства Компании о состоянии исполнительской дисциплины;
f) ежемесячный сбор отчетов об исполнении документов, разработку предложений по повышению уровня исполнительской дисциплины.
3.1.4 Контроль осуществляют руководители подразделений, сотрудники Секретариата, ответственные исполнители.
3.1.5 Контроль за исполнением поручений, содержащихся в приказах, распоряжениях, служебных записках, осуществляется как секретарями, так ответственными сотрудниками структурных подразделений, подготовивших служебные записки.
3.1.6 Контроль за исполнением поручений Генерального директора осуществляет Секретарь.

3.2 Сроки исполнения документов

3.2.1 Сроки исполнения внутренних документов исчисляются в календарных днях с момента подписания документа, а для поступивших документов - с момента поступления документа адресату.
3.2.2 Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителями Компании, например:
a) документы с грифом "Весьма срочно" - должны исполняться не позднее 3-х часов с момента получения;
b) документы с грифом "Срочно" - срок исполнения не позднее 24-х часов с момента получения;
c) документы без конкретного срока исполнения - не позднее 3 дней с момента получения.
3.2.3 Ответственность за своевременное исполнение документов несут руководители структурных подразделений и должностные лица, указанные в тексте распорядительного документа или в резолюции на служебном документе. Если исполнение документов поручается нескольким исполнителям, то ответственным считается лицо, указанное в резолюции первым. Подлинник документа, требующего исполнения, передается ответственному исполнителю, остальным исполнителям передаются заверенные копии документов.
3.2.4 Ответственные исполнители отвечают за организацию работы, качественное исполнение документа и своевременное представление подготовленных документов руководству Компании.
3.2.5 Изменение срока исполнения производится только по письменному указанию руководителя на основании докладных записок с указанием причин неисполнения (руководитель зачеркивает один срок, пишет другой, расписывается, ставит дату).
3.2.6 В компании ведется как формально-сроковый, так и предупредительный контроль. Помощники руководителей Компании, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, или секретари Компании информируют исполнителя о приближении сроков исполнения (с помощью Microsoft Outlook - Задачи), выясняют состояние исполнения, выявляют причины возможного срыва и принимают меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение поручения.
3.2.7 Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, и подтверждения исполнения в Microsoft Outlook-Задачи.

4 ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ДОКУМЕНТЫ

4.1.1 Для утвержденных документов устанавливается следующий порядок внесения изменений:
a) Определяется потребность внесения изменений.
b) Изменения согласовываются с руководителями, участвовавшие в процессе создания документа.
c) Изменения согласовывается со всеми руководителями, чью компетенцию они затрагивают.
d) Утверждение внесения изменений производит руководитель, утверждавший предыдущую версию документа.
e) Лист регистрации изменений хранится только в архивном оригинале документа.
4.1.2 Производится изменение документа, путем его полной замены. Заменяемый документ вместе с листом регистрации изменений передается в архивное хранение.

5 КОНТРОЛЬ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕ ИНСТРУКЦИИ

5.1 Контроль за выполнением инструкции

5.1.1 Требования, приведенные в настоящей инструкции, обязательны для исполнения для всех лиц, указанных в пункте 1.2.1.
5.1.2 Контроль за соблюдением инструкции осуществляет Руководителем Секретариата.
5.1.3 Контроль проводится выборочными проверками по соблюдению настоящей инструкции. Периодичность проверок - не реже одного раза в квартал.
5.1.4 В случае обнаружения нарушений в соблюдении требований инструкции сотрудники Секретариата проводят служебное расследование. В результате служебного расследования могут быть приняты следующие решения:
a) в случае, когда нарушение вызвано личной халатностью сотрудников, составляется докладная записка на имя Генерального директора Компании с предложением о наказании виновных в нарушении;
b) в случае если нарушение является систематическим и является следствием изменения условий выполнения работ - составляется служебная записка на имя Заместителя Генерального директора по административным вопросам с предложениями об изменении настоящей инструкции.
5.2 Ответственность должностных лиц
5.2.1 Все должностные лица, участвующие в работе с документами несут дисциплинарную и административную ответственность, вплоть до отстранения от должности за нарушение требований данной инструкции.
5.2.2 Наложение дисциплинарных или административных взысканий проводится в установленном порядке на основании приказа Генерального директора Компании на основании докладной записки руководителя Секретариата.

6 ПЕРЕЧЕНЬ ПРИЛОЖЕНИЙ

Приложение 1. Правила подготовки и оформления документов .
Приложение 2. Реквизиты документов и правила их оформления .
Приложение 3. Индексы документов. Примерный перечень индексов, применяемых для обозначения типов, видов и разновидностей документов .
Приложение 4. Образец титульного листа дела .
Приложение 5. Образец рабочей описи .
Приложение 6. Сроки архивного хранения документов Компании .